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執筆：株式会社RIVERO 給食運営チーム
監修：株式会社RIVERO 代表取締役 関勇
保育園の給食業者を変更するとき、重要なのは新しい業者と契約することだけではありません。
当に必要なのは、切り替え日までに、新しい業者が園の給食業務を実際に行える状態をつくることです。
そのためには、現在の契約や給食業務を整理し、変更後の業務分担を決めます。
その内容を契約に反映したうえで、給食に関する情報、業務手順、厨房・設備などを引き継ぎます。
さらに、切り替え前に実際の現場を確認し、資料上だけでなく、実際の給食業務が成立する状態になっているかを確認することが大切です。
保育園給食では、園児数や食数だけでなく、年齢に応じた食事、アレルギー対応、離乳食、行事食など、園ごとに確認すべき内容があります。
この記事では、給食業者の変更を決めた後から、新しい業者へ切り替えるまでの進め方を、準備・契約・引き継ぎ・現場確認の順番に沿って解説します。
この記事でわかること
- ・給食業者を変更するときの基本的な進め方
- ・現在の契約・給食業務を整理するときの確認事項
- ・新しい業者との業務分担と契約で決めること
- ・新しい業者へ引き継ぐ情報・業務・現場の内容
- ・切り替え前に確認しておきたいポイント
保育園の給食業者を変更するときの基本的な進め方
給食業者の変更は、次の6段階に分けて考えると整理しやすくなります。
- ① 現在の契約と給食業務を整理する
- ② 変更後の業務分担を決める
- ③ 新しい給食業者との契約内容を確定する
- ④ 新しい給食業者へ引き継ぐ
- ⑤ 切り替え前に現場を確認する
- ⑥ 新しい給食業者へ切り替える
この順番には意味があります。
現在の業務が分からなければ、変更後の分担を決めることはできません。
変更後の分担が決まっていなければ、契約する業務範囲も曖昧になります。
そして、契約内容が決まっていなければ、何を引き継ぐべきかも明確になりません。
そのため、
現在を整理する
→ 変更後を決める
→ 契約する
→ 引き継ぐ
→ 現場で確認する
→ 切り替える
という流れで進めます。
STEP1 現在の契約と給食業務を整理する
最初に行うのは、現在の給食運営を整理することです。
ここでは、現在の業者が担当している業務だけでなく、園が担当している業務も含めて確認します。
現在の契約期間と終了条件を確認する
まず、現在の給食業者との契約内容を確認します。
主な確認項目は、
- ・契約期間
- ・契約終了日
- ・更新時期
- ・契約終了に関する条件
- ・事前に必要な手続き
- ・契約終了までのスケジュール
などです。
特に重要なのが、現在の契約がいつ終了するのかです。
新しい業者の業務開始日や引き継ぎ期間を決める基準になるため、最初に確認します。
現在の給食業者が担当している業務を洗い出す
次に、現在の業者が実際に担当している業務を整理します。
例えば、
- ・献立に関する業務
- ・食材の発注
- ・納品
- ・調理
- ・配膳
- ・洗浄
- ・清掃
- ・衛生管理
- ・記録
- ・アレルギー対応
- ・離乳食対応
- ・行事食への対応
などです。
ここで注意したいのは、契約書だけを確認して終わらせないことです。
実際の現場では、契約書に細かく記載されていない作業や、日常的に行われている確認業務がある場合もあります。
そのため、契約上の業務と実際の業務の両方を確認することが重要です。
園が担当している業務も整理する
給食業者の変更では、業者側の業務だけでなく、園側の業務も整理します。
例えば、
- ・園児数、食数の確認
- ・給食内容の確認
- ・検食
- ・園児に関する情報の共有
- ・業者との連絡
- ・必要書類の確認
などです。
ここで、
- 「業者が担当する業務」
- 「園が担当する業務」
を分けて整理しておくことで、変更後の役割を決めやすくなります。
STEP2 変更後の業務分担を決める
現在の給食業務を整理したら、次に変更後の役割を決めます。
ここで決めるのは、誰が、何を、どこまで担当するのかです。
新しい給食業者に委託する業務を決める
新しい業者に委託する業務を具体的に整理します。
例えば、
- ・食材発注
- ・納品対応
- ・調理
- ・洗浄
- ・清掃
- ・衛生管理
- ・記録作成
などです。
現在の業者が担当している業務を、そのまま新しい業者へ移すとは限りません。
STEP1で整理した現在の業務をもとに、変更後にどこまで委託するのかを決めます。
園が担当する業務を決める
一方で、園が担当する業務も明確にします。
例えば、給食内容の確認、検食、園児に関する情報の共有などです。
「給食は業者に委託しているから、給食に関することはすべて業者が担当する」と考えるのではなく、園と業者それぞれの役割を整理します。
担当者と責任範囲を明確にする
業務名だけでなく、担当者と責任範囲まで確認します。
例えば「発注は業者」と決める場合でも、
- ・誰が発注するのか
- ・誰が内容を確認するのか
- ・どこまでを業者が担当するのか
まで整理します。
この段階で決めた内容が、次の契約と引き継ぎの基準になります。
STEP3 新しい給食業者との契約内容を確定する
変更後の業務分担が決まったら、その内容を新しい給食業者との契約に反映します。
STEP2が「変更後の体制を決める段階」なのに対し、STEP3は、決めた体制を契約上も明確にする段階です。
委託する業務の範囲を確認する
新しい業者に委託する業務を具体的に確認します。
調理だけなのか、食材発注、納品、洗浄、清掃、記録なども含むのかを整理します。
「給食業務一式」のように大きくまとめるだけでなく、実際の業務内容まで確認します。
園と業者の業務分担・費用負担を確認する
園と業者の役割分担だけでなく、費用をどちらが負担するのかも確認します。
特に、通常の委託業務に含まれるものと、別途対応となる業務がある場合は、契約内容と合わせて確認します。
業務範囲と費用負担を曖昧にせず、誰が担当し、誰が負担するのかを整理しておくことが重要です。
契約開始日と給食業務の開始日を確認する
契約開始日と、実際に新しい業者が給食業務を開始する日を確認します。
その間に引き継ぎや現場確認を行う場合は、業務開始日から逆算してスケジュールを設定します。
必要な書類・記録・報告方法を確認する
給食業務で使用する書類や記録についても確認します。
どの記録を作成するのか、誰が作成するのか、園へどのように提出するのかなどを整理します。
契約内容と実際の運用にずれが生じないよう、業務開始前に確認しておきます。
STEP4 新しい給食業者へ引き継ぐ
給食業者の変更で特に重要なのが、引き継ぎです。
引き継ぎは、単に資料を渡す作業ではありません。
新しい業者が、変更後に担当する業務を実際に行うために必要な情報・手順・現場の状態を共有することと考えます。
引き継ぐ内容は、大きく3つに分けられます。
給食に関する情報を引き継ぐ
まず、給食提供に必要な情報を整理します。
例えば、
- ・園児数
- ・年齢別の食事
- ・食数
- ・献立
- ・食事形態
- ・アレルギー対応
- ・離乳食
- ・行事食
などです。
保育園では、年齢や発達段階に応じた食事への対応があるため、園で必要となる情報を整理して共有します。
給食業務の手順を引き継ぐ
次に、日々の給食業務の流れを確認します。
- ・発注
- ・納品
- ・保管
- ・調理
- ・配膳
- ・洗浄
- ・清掃
- ・衛生管理
- ・記録
などです。
ここでは、単に「調理をする」「納品を確認する」と伝えるだけではなく、実際にどの順番で、誰が、どこまで行うのかまで確認します。
厨房・設備・備品を引き継ぐ
厨房に関する情報も重要な引き継ぎ項目です。
- ・厨房設備
- ・調理器具
- ・保管場所
- ・納品場所
- ・備品
- ・使用上の注意点
などを確認します。
設備や配置は園によって異なるため、資料だけでなく、実際の厨房を見ながら確認します。
引き継ぎ項目を一覧化する
引き継ぎ内容が多い場合は、項目を一覧にして管理します。
例えば、
| 引き継ぎ項目 | 担当 | 確認状況 |
|---|---|---|
| 園児数・食数 | 園・業者 | 確認済み／未確認 |
| 献立・食事形態 | 園・業者 | 確認済み／未確認 |
| アレルギー対応 | 園・業者 | 確認済み／未確認 |
| 業務手順 | 業者 | 確認済み／未確認 |
| 厨房・設備 | 園・業者 | 確認済み／未確認 |
| 記録・報告方法 | 園・業者 | 確認済み／未確認 |
のように整理しておくと、何が完了していて、何が残っているのかを把握しやすくなります。
引き継ぎのスケジュールを決める
引き継ぎは、「実施する」と決めるだけでは不十分です。
何を、誰が、いつまでに確認するのかを決めます。
例えば、
| 時期 | 主な確認内容 |
|---|---|
| 契約後 | 引き継ぎ項目・担当者を確認 |
| 切り替え前 | 厨房・設備・業務手順を確認 |
| 開始直前 | 食数・献立・食材・個別対応などを確認 |
| 切り替え日 | 新しい業者の業務開始を確認 |
というように、切り替え日から逆算して整理します。
必要な期間は、園の規模や業務範囲、引き継ぐ内容によって異なります。
一律の期間を設定するのではなく、業務開始日に必要な準備がそろうように期間を確保することが重要です。
STEP5 切り替え前に現場を確認する
STEP4では「必要なものを引き継ぐ」ことを行いました。
STEP5では、その引き継ぎをもとに、新しい業者が実際の現場で業務を行える状態になっているかを確認します。
「資料を渡した」ことと「業務を開始できる」ことは同じではありません。
そのため、切り替え前に現場を確認します。
厨房・設備・備品を確認する
厨房設備、調理器具、保管場所、納品場所などを確認します。
それだけでなく、新しい業者が使用する場所や備品、保管場所など、業務開始に必要な環境が整っているかも確認します。
設備の使用方法だけでなく、どこに何があるのか、どの業務で使用するのかまで確認します。
食材の発注・納品方法を確認する
発注先、発注方法、納品場所、納品時間などを確認します。
実際の納品場所や保管場所を確認し、業務の流れを具体的に確認します。
給食提供までの作業を確認する
食材の納品から給食提供までの流れを確認します。
例えば、
納品
↓
検収・保管
↓
調理
↓
配膳・提供
という流れの中で、それぞれ誰が担当するのかを確認します。
アレルギー・離乳食の対応方法を確認する
対象となる園児の情報と、園で定めている対応方法を確認します。
ここでは情報を共有するだけでなく、誰が、どの段階で、何を確認するのかまで整理します。
衛生管理と記録方法を確認する
衛生管理に関する手順や必要な記録について確認します。
記録を誰が作成し、園がどのように確認するのかまで確認します。
園と新しい業者の担当者を確認する
園側と新しい業者側の担当者を確認します。
業務上の確認が必要になったときに、誰へ連絡するのかが明確になっている状態をつくります。
STEP6 新しい給食業者へ切り替える
ここまでの準備と確認ができたら、新しい給食業者へ切り替えます。
旧業者の業務終了を確認する
現在の業者の契約終了日と業務終了日を確認します。
資料や備品などの受け渡しが残っている場合は、切り替え前に整理します。
新しい業者の業務開始を確認する
新しい業者の業務開始日を確認します。
初日の給食提供に必要な情報が共有され、担当者も明確になっていることを確認します。
切り替え直前の最終確認を行う
業務開始直前には、これまでの確認事項がそろっているかを最終確認します。
特に、
- ・初日の献立
- ・食数
- ・食材
- ・食事形態
- ・個別対応
- ・厨房、設備の使用
- ・担当者
- ・連絡先
などを確認します。
「確認したつもり」になっている項目が残っていないか、引き継ぎ項目の一覧と照らし合わせながら確認すると、最終確認がしやすくなります。
園側の連絡体制を確認する
園側と新しい業者側の担当者を確認します。
誰が日常的な連絡を担当するのかを明確にした状態で、新しい体制を開始します。
給食業者を変更するときの5つの注意点
ここでは、6つの工程を進めるうえで、特に抜け漏れを防ぎたいポイントを整理します。
1．切り替え日から逆算して準備する
変更作業は、できたものから順番に進めるだけではなく、切り替え日から逆算して考えます。
契約、引き継ぎ、現場確認のそれぞれについて、完了させる期限を設定します。
2．業務分担は「担当者」だけでなく「範囲」まで決める
「調理は業者」「確認は園」のような分け方だけでは、細かな作業の担当が曖昧になる場合があります。
誰が担当するのかに加えて、どこからどこまでを担当するのかまで確認します。
3．引き継ぎ対象は「書類」ではなく「業務を行うために必要なもの」と考える
給食に関する情報だけでなく、業務手順、厨房設備、備品、保管場所なども引き継ぎ対象になります。
新しい業者が実際に業務を行うために必要か、という視点で確認します。
4．「引き継ぎ完了」の基準を決める
資料を渡した時点を引き継ぎ完了とするのではなく、
- ・必要な情報が共有されている
- ・業務手順が確認されている
- ・厨房、設備を確認している
- ・担当者が明確になっている
など、何を確認できれば引き継ぎ完了とするのかを決めておきます。
5．園側の確認事項を残す
給食業務を委託していても、園側が確認・共有する情報や担当する業務があります。
「業者へ任せること」と「園が確認すること」を整理した状態で切り替えることが重要です
FAQ｜よくある質問
Q1. 引き継ぎ期間中に、旧業者と新業者の調理員が一緒に厨房に入る「合同研修・試作」は実施すべきですか？
必須ではありませんが、園独自の調理手順や厨房の使い方などを確認する方法の一つです。
合同で実施できる場合は、厨房内の設備・備品の使い方や作業手順など、資料だけでは伝わりにくい内容を確認する機会として活用できます。
ただし、契約内容などによって旧業者と新業者が同じ厨房に入ることが難しい場合もあります。
その場合は、旧業者から受け取ったマニュアルや厨房図面などをもとに、新業者と園の担当者で現場を確認し、切り替え後の作業を具体的に確認しておきます。
Q2. 新しい業者へ切り替えた初日の給食で、園側が特に立ち会って確認すべきポイントは何ですか？
初日は、事前に確認した内容が実際の給食提供で問題なく機能しているかを確認します。
特に、アレルギー対応食の受け渡し・配膳、離乳食などの食事形態、給食の提供時間は、園側でも確認しておきたいポイントです。
新しい業者が厨房の動線や器具の使い方に慣れるまでには時間がかかるため、切り替え当日は、事前に決めた確認方法や連絡体制が実際に機能しているかも確認します。
Q3. 食材の納品時間や配送ルートの変更により、園側の検収作業に支障が出る場合はどう調整しますか？
切り替え前に、納品から検収、保管、調理までの時間を新しい業者と確認し、園の業務に無理が生じない納品方法を決めておきます。
業者が変わると、納品時間や配送方法が変わる場合があります。
たとえば、園児の受け入れ時間と納品が重なるなど、これまでとは異なる負担が生じる可能性があります。
そのため、園の職員が検収できる時間帯や納品場所、受け取り方法などを事前に確認し、切り替え後の流れを具体的に決めておくことが大切です。
Q4. 旧業者から受け取ったアレルギー対応の資料や献立データを、そのまま新しい業者に渡して使ってもらっても問題ありませんか？
資料をそのまま渡すだけでなく、新しい業者の運用方法に合わせて内容を確認することが重要です。
アレルギー対応については、原因食材の確認だけでなく、除去や代替の方法、調理時の確認、配膳時の確認など、業務全体に関わります。
旧業者から受け取った資料を新しい業者へ共有したうえで、新しい業者側の確認方法と照らし合わせ、園側とも内容を確認します。
特に、旧業者と新しい業者で表記方法や確認手順が異なる場合は、切り替え前に認識を合わせておくことが大切です。
Q5. 引き継ぎの進捗が遅れており、切り替え日までに現場確認が間に合いそうにない場合はどうすればよいですか？
まず、現場確認が完了していない項目を具体的に洗い出し、切り替えまでに確認すべき事項を新しい業者と共有します。
特に、厨房・設備の使用方法、食材の納品、調理から配膳までの流れ、アレルギー対応、担当者間の連絡方法など、給食提供に直接関わる項目は優先して確認します。
切り替え日を迎えるまでに必要な確認が完了していない場合は、園と新しい業者で状況を確認し、契約内容や園の運営への影響も踏まえて対応を判断します。
準備が不十分なまま切り替えるのではなく、必要な確認事項を明確にしたうえで、安全に給食を提供できる状態を整えることが重要です。
まとめ｜給食業者の変更は「切り替えまで」を設計する
保育園の給食業者を変更するときは、新しい業者と契約することだけをゴールにせず、切り替え日に新しい体制で給食業務を開始できる状態をつくることが重要です。
まず現在の契約と給食業務を整理し、変更後の業務分担を決めます。
次に、その内容を契約に反映し、給食に関する情報、業務手順、厨房・設備などを引き継ぎます。
その後、実際の現場を確認し、引き継いだ内容で新しい業者が業務を行える状態になっていることを確認します。
最後に、切り替え直前の最終確認を行い、新しい業者へ業務を切り替えます。
重要なのは、
現在を整理する
→ 変更後を決める
→ 契約する
→ 引き継ぐ
→ 現場で確認する
→ 最終確認する
→ 切り替える
という順番です。
給食業者の変更は、単に業者を入れ替える作業ではありません。
現在の給食運営を、新しい業者が実際に運営できる状態へ移すこと。
この「切り替えまで」を一つの工程として設計することが、保育園の給食業者を変更するときの重要なポイントです。
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参考資料
- 厚生労働省「保育所における調理業務の委託について」
- 日野市「日野市立保育園給食調理業務委託事業者選定に関する公募型プロポーザルの実施について」
- 文京区「文京区立保育園給食調理業務委託事業者の募集について」
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株式会社RIVEROは、保育園・認定こども園・学校・高齢者施設向けに、給食食材の宅配、献立作成、食育支援、衛生管理サポートを行っています。
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この記事の執筆・監修
執筆：株式会社RIVERO 給食運営チーム
保育園・認定こども園・学校・高齢者施設向けに、給食食材の供給、献立運営支援、衛生管理サポート、アレルギー対応支援を行う。日々の給食現場で寄せられる相談や課題をもとに、給食運営・衛生管理・食育に役立つ情報を発信している。
監修：株式会社RIVERO 代表取締役 関勇
保育施設・介護施設向け給食事業を運営し、給食食材の供給、献立運営支援、衛生管理支援、アレルギー対応支援に従事。 保育施設運営の経験を活かし、現場で無理なく継続できる給食体制づくりを支援している。 日々、保育園・認定こども園・介護施設から寄せられる給食運営や衛生管理に関する相談に対応し、現場目線での改善提案を行っている。